• Agrandando Ideas

Dirigiendo tu Empresa con Información Financiera


La dirección y administración de empresas es una función continua en el tiempo, aplica para cualquier tipo y tamaño de negocio e implica manejar o gestionar los recursos productivos para avanzar hacia los objetivos planteados con la mayor eficiencia posible. El director (empresario o emprendedor a cargo de la compañía) ejecutará estas funciones basándose en la planeación financiera que contiene una serie de modelos y herramientas de análisis que tiene como materia prima la información financiera conformada por: datos históricos, registros y documentos que dan soporte y evidencia a “todas” las transacciones que han generado y consumido dinero, o tienen un valor que se puede monetizar; así como supuestos y proyecciones de eventos que podrían materializarse en el futuro.

Me he encontrado con emprendedores o empresarios que restan valor a la actividad de generar información financiera por varias razones: no están capacitados, no tienen a un experto que les ayude con esta labor, prefieren “ahorrarse” los honorarios del contador, falta de confianza y apertura para compartir información sensible con terceros, falta de tiempo y en ocasiones – menos raro de lo que podría parecer – el temor a conocer la realidad de la situación financiera a través de los números. ¿cuánto gasté en exceso? ¿cuánto debo al banco? ¿cuánto tengo y para qué me alcanza? Resulta más alentador ser muy optimista y pensar que la situación va a mejorar en el futuro y lo pasado, pasado. Por otro lado, nos encontramos con cierta frecuencia micronegocios - y poco común pero también pasa - , empresas medianas que no han utilizado los beneficios de la planeación de largo plazo y viven con los ingresos del día para financiar y operar las actividades del mañana, tan pronto generan ingresos, los gastan, sin políticas, sin control, sin análisis, a la deriva.


¿Cuándo debo empezar a generar información financiera?


Idealmente, desde el día “cero”, antes de que sea el día 1 de tu negocio deberás tener claro cuánto dinero hay disponible, cuanto se va a disponer en los gastos pre operativos, cómo se va a financiar, quiénes son los inversionistas, cuánto aportan, cuanto vale el proyecto, ventas esperadas, gastos de administración del personal, análisis de costos, establecimiento de precios, margen financiero, y podemos seguir con una gran lista que dependerá del tipo de negocio (productos y servicios). Sin embargo, no te frustres, sabemos que no siempre las cosas ocurren en ese orden y que tampoco hay una receta en los negocios, hay casos muy exitosos que empezaron sin planeación y luego le dieron estructura cuando ya habían crecido. Cabe resaltar que planear desde el principio tiene sus ventajas sobre todo cuando necesitas buscar financiamiento o levantar capital a través de rondas de inversión, acercarte con instituciones financieras, financiamiento colectivo, y otros.


La empresa o negocio debe tener su kit de información de manera continua, cada mes, para poder revisar con base en diferentes herramientas, la situación financiera, la liquidez, la rentabilidad, el endeudamiento, y la eficiencia operativa en el tiempo, será como grabar una película, desenvolviendo una historia a través del tiempo.


¿Para qué sirve la Información Financiera?


La información financiera será útil para la toma de decisiones básicamente, cómo se comentaba en el párrafo anterior, tener conocimiento de donde estamos parados y proyectar hacia donde queremos movernos nos permitirá: evaluar constantemente cómo vamos, dónde podemos ahorrar, dónde podemos gastar más, cuándo es momento de reservar recursos y cuánto, cuánto tiempo se puede vivir operativamente con los recursos propios, cuánto cuesta el financiamiento y sobretodo evaluar si la rentabilidad de la empresa es suficiente para buscar recursos externos, decisiones de compra o arrendamiento, etc.

¿Quiénes son los Principales Interesados en la Información Financiera?


Entre los individuos que tendrán interés en revisar tu información podemos mencionar:

1. Accionistas

Son los socios y dueños del negocio, su porcentaje de propiedad se define por el monto aportado y dicho porcentaje también determina el poder en la toma de decisiones.

A través de los comités y asambleas de accionistas donde la información financiera se presenta y con base en ésta estarán en posibilidad de emitir su votación para la toma de decisiones sobre inversión, presupuestos, reducción y control de gastos, lanzamiento de nuevos productos, servicios y proyectos. Además, les permite evaluar el trabajo de la administración a quienes han delegado la gestión del negocio cuando se trata de empresas más grandes.

2. Proveedores

Son empresas que proporcionan o suministran: materias primas, materiales, productos terminados y/o servicios necesarios para el procesamiento y transformación en un bien o para los inventarios en caso de negocios que tienen como propósito la comercialización. - ¿Por qué un proveedor estaría interesado en la información financiera? – para tener crédito con proveedores, es decir, que te entreguen los insumos, productos o servicios comprados y que puedas pagar posteriormente (7, 15, 30, 45, 90 días) representa un riesgo para ellos, por lo que su área de Crédito va a pedirte estados financieros para revisar la liquidez, solvencia y situación de la empresa, en proporción a la calidad de la información, la negociación y las expectativas de crecimiento de la empresa podrás negociar términos de pago, que en éste rubro del balance entre más plazo es mejor para la eficiencia del flujo operativo.

3. Clientes

Todos aquellos interesados en adquirir tus productos o servicios, personas físicas y morales. Éstas últimas, cuando se trate de negociar contratos de compra numerosos serán los más interesados en conocer la situación de tu negocio. Para un cliente puede ser un riesgo que tu negocio como proveedor depende en un gran porcentaje de su contrato, así como saber que tan solvente y apalancado financieramente estas, ya que una vez que firma contrato de compra y te vuelves parte de su cadena no quiere incurrir en riesgos de que dejes de proveerle, sobretodo si tu producto es parte de su materia prima pues se traduciría en tener que conseguir un sustituto de un momento a otro.

Pensemos en otra situación, supongamos que tu negocio participa en una licitación para proveer de un producto que es materia prima para tu cliente, en este proceso todos los proveedores han entregado información financiera. En el proceso de selección hay una ponderación para salud financiera del proveedor; como cliente estará buscando términos de pago a crédito, como ejemplo consideremos que le otorgas 45 días. Tu cliente estará interesado en saber que tan dependiente es tu negocio de su contrato de compra, entre más dependencia haya más riesgo puede representar por situaciones diversas. Por un lado, en tu negocio el ciclo del flujo de efectivo se va a alimentar en su mayoría de un solo cliente, si tienes problemas con el cobro de otros, entonces recurrirás a pedirle que te apoye reduciendo los días de crédito y esto mueve la rentabilidad que había planeado tu cliente. Por otro lado, en los procesos de licitación se busca que los riesgos estén separados y no crear un efecto dominó en las negociaciones, por lo que tu situación financiera debe ser buena con o sin ese proyecto, se llama diversificar.

4. Bancos

Tu negocio va viento en popa, tienes proyectos, varios contratos en proceso de firma, tus niveles de producción están alcanzando la capacidad instalada y requieres hacer una inversión en activos fijos, o simplemente requieres un colchón de liquidez para operar durante los gaps que te genera los días de crédito que otorgaste a los clientes; entonces el momento de financiarte ha llegado, tendrás que hacer algunas llamadas y sentarte con los ejecutivos del área de crédito de varios bancos para platicarles lo bien que vas y las necesidades de liquidez en el corto y largo plazo.

Sencillo, ¿no? Tendrás que preparar un kit de información básica y estándar para platicar con el banco con base en hechos, como ha evolucionado el negocio, las proyecciones a futuro, también es importante conocer como está organizada la empresa, la delegación y segregación de funciones, gobierno corporativo y control interno, pues éstas practicas ayudan a mitigar riesgos y fraudes.

La información presentada será la base para conseguir una línea de crédito de buen tamaño, acorde a tus necesidades y un buen costo. Recuerdo que a mayor riesgo mayor costo, el costo es la tasa de interés.

Además, si tienes un buen flujo de efectivo podrás mostrarle al banco si te va mejor un crédito con pago al vencimiento, crédito amortizable - ¿Qué periodos van mejor? – o quizá un crédito revolvente. Algo muy interesante es que si tienes flujo de efectivo en otras divisas entonces podrás acceder a financiamiento en otra moneda y algunas veces puedes encontrar una tasa más competitiva.

5. Inversionistas

Cuando se trata de obtener recursos para financiar proyectos, hay que buscar todas las opciones posibles, comparar costo beneficio, términos y condiciones, accesibilidad, flexibilidad, obligaciones, etc. Los inversionistas, son aquellas personas físicas o morales que tienen excedentes de efectivo y dispuestos a encontrar opciones de inversión atractivas en la proporción riesgo – costo, es decir, entre más riesgo más caro. Esto simplemente se explica porque el inversionista quiere obtener una prima de riesgo extra por los recursos que está poniendo en tus manos con relación al riesgo observado en el análisis del negocio; nuevamente, entre más organizada y completa esté la información tendrás más oportunidades y una mejor apreciación en cuanto a riesgo, traducido en una tasa más competitiva.

Los inversionistas tienen un amplio abanico de empresas que solicitan recursos, será determinante que una empresa esté organizada, bien estructurada, transparente, con buenas prácticas, gobierno corporativo, políticas y procesos para que sea más atractiva para el inversionista.

Recuerda, uno siempre quiere estar con los mejores.

6. Gobierno

A los órganos de gobierno les va a interesar principalmente que reportes de manera recurrente, en tiempo y en forma la información con la cual determinará la base gravable y los impuestos que tienes que pagar, adicionalmente, deberás tener disciplina y control para conservar la información hasta por 4 años por si se presenta el caso que el SAT (en México) requiera llevar a cabo una auditoría de todas tus transacciones.

Cumplir con tus obligaciones, en tiempo y forma, y respaldarte con la información evitará penalizaciones, multas y recargos, mismos que en caso de presentarse, dudo que los tengas presupuestados y representarán un impacto negativo en tu efectivo ya que regularmente deberán pagarse al momento de ser requeridos. Los recursos son escasos como para desperdiciarlos por falta de control y administración.


¿Cuáles son las Características de la Información Financiera?


Para que la información financiera cumpla con su objetivo de utilidad para la toma de decisiones es necesario que tenga las siguientes características básicas:


Confiabilidad y Transparencia

La información se vuelve confiable cuando se puede comprobar lo que se dice, con relación a la Contabilidad la forma de corroborar es revisando que estén los registros en el sistema contable, que existan los soportes de las transacciones, por ejemplo: contratos firmados, órdenes de compra, facturas emitidas y recibidas que cumplan con los requerimientos del SAT, comprobantes de pago para las transacciones realizadas, etcétera. Es decir, cada transacción que involucre dinero tiene un soporte que debe estar disponible para ser revisado en cualquier momento.

Con base en lo anterior, una vez que la información es confiable también se vuelve una empresa transparente, todo se puede evidenciar, no hay vicios o transacciones ocultas, con lo que se puede garantizar que las decisiones tomadas con la información no están sesgadas y los interesados reconocer y asumen sus riesgos al utilizarla.

Importante y Relevante

La información cumple con esta característica cuando lo que se está expresando o no revelando, puede inducir al cambio en la toma de decisiones de la persona interesada.

Que facilite el entendimiento

Los datos presentados deben estar expresando en términos sencillos y que sean del entendimiento del pública, el principal interés es transparentar las transacciones para que las y los interesadas (os) tengan comprensión de la evolución del negocio. No hay ninguna regla para calificar si la información es clara o no; sin embargo, recae en las mejores prácticas del Contador y la Administración lograr que la información no se complicada o engañosa.

Comparabilidad

Los órganos reguladores y las mejores prácticas basan el registro y la presentación de información con base en Normas de Internacionales de Información Financiera (NIIF) o USGAAP (United States General Accepted Accounting Principles) y recientemente en el mundo se están adoptando las International Financial Reporting Standards (IFRS); para cumplir con los requerimientos locales no todas los anteriores aplican para todas las empresas, hay que entender cual es el caso particular y aplicar los principios correspondientes.

Con base en dichas normas, se crea un entorno donde todas las empresas de una categoría similar hablan el mismo idioma en términos de registros contables e información financiera, es decir, pueden ser comparables; con esto podemos analizar la eficiencia en la administración de una u otra empresa y luego tomar decisiones con respecto a inversiones, compra de bienes, contratar o proveerles servicios.

Oportunidad y Recurrencia

La primera está relacionada a que la información debe estar disponible en tiempo para que los interesados puedan basar sus decisiones; por ejemplo, no será de mucha ayuda que en 2020 se haga pública la información de 2018.

La segunda, tiene que ver con la continuidad y periodicidad con la que se genera la información, las mejores prácticas dicen que los estados financieros se preparan de forma mensual. En la práctica las empresas obligadas a revelar información al público inversionista presentan trimestralmente sus resultados, acompañados de una llamada donde explican los principales acontecimientos y resuelven dudas sobre ciertos riesgos o eventos futuros que pueden afectar los resultados.


Kit de Información Financiera


En general los estados financieros básicos que se preparan de manera continua con información histórica, es decir, son eventos ya materializados y tienen algún soporte que pueda ser exhibido para verificarlos, no supuestos, no expectativas.


Estado de Resultados

Este reporte es dinámico, nos dice cuánto vendió la empresa, cuánto le costó la producción y comercialización, gastos de administración y ventas, inversiones, impuestos y utilidad del periodo. Sería como un video de lo ocurrido en cada periodo.

Balance General

Éste sería considerado una foto al final de cada periodo, informando los activos que tiene la empresa (recursos que generarán beneficios en el futuro) deudas y obligaciones clasificados como pasivos y el capital, recursos aportados por los socios, más las utilidades que se van acumulando cada periodo o en su defecto el reflejo de las pérdidas según corresponda.

Flujo de Efectivo

Este reporte, es exclusivamente el seguimiento del uso y generación de dinero en el periodo, cuánto tienen la empresa en las cuentas bancarias, cuánto cobró efectivamente en el periodo, cuánto pagó a proveedores, empleados, intereses impuestos, inversiones, por mencionar algunos y por último el saldo final en bancos.

Este es una de las herramientas básicas para monitorear y hacer estimaciones de liquidez.

Adicionalmente la planeación financiera implica la creación de un presupuesto, flujo de efectivo proyectado y algunas empresas tienen proyección a 5 años de Estado de Resultados y Balance General.

¿En qué consisten las auditorías y para qué?

La información financiera la prepara el equipo interno de la empresa bajo la supervisión de un Contador; sin embargo, recurriendo a las mejores prácticas, contratar a un tercero independiente, un despacho de auditoría – el auditor externo – que revise que los registros se realizaron acorde a las Normas de Información Financiera y que los muestreos aleatorios para verificar los soportes de las transacciones existe o no existen, es un ejercicio anual y concluye con la emisión de los Estados Financieros Dictaminados, que incluyen una nota del auditor donde expresa su opinión con respecto a los hallazgos y observaciones que derivaron de la revisión.

Esta opinión es relevante para los inversionistas porque nos habla de independencia, transparencia, calidad y neutralidad en la información que estamos revisando.

Si no hay estados financieros dictaminados o auditados, ¿cómo podemos confiar que la empresa sigue los principios y que las transacciones son reales?


Como buena práctica lleva siempre tus registros contables en orden, si aun no empiezas, es buen momento de hacerlo, tendrás una base para tomar las siguientes decisiones.


www.laidea.mx

0 vistas

© 2023 la idea

  • Facebook Clean
  • Twitter Clean
  • LinkedIn Clean