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Administrando En Tiempos de Crisis

Actualizado: may 20

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Mientras el sector salud esta luchando para controlar la expansión de la pandemia y los gobiernos de todo el mundo trabajan para cerrar el mercado interno y externo paralizando todos los sectores comerciales no esenciales, los CFO’s y Tesoreros de las empresas hacen el mejor esfuerzo afinando proyecciones de liquidez y los requerimientos de flujo para no incumplir con las obligaciones mientras se logra la reactivación comercial.

Una vez más nos encontramos en el clímax de una crisis, la del COVID-19, se cree que posiblemente estamos ante la peor debacle que se haya vivido y es que, en efecto es muy peculiar; mientras la pandemia se va exacerbando a través de los continentes, de país en país y estos tomando las medidas que mejor consideren para salvar vidas de sus respectivos pueblos como prioridad máxima. Para México, los analistas no se han hecho esperar y han revelado algunas de sus estimaciones del impacto negativo en el PIB de hasta el -7.0% para 2020; sin embargo, todavía no es posible dimensionar la profundidad de la crisis, ya que no se anticipa como será la reactivación después del desconfinamiento, cómo reaccionará la población económicamente y si los paquetes económicos proporcionados por los gobiernos y las medidas adoptadas serán suficientes. Tampoco sabemos con certeza hasta dónde llegará la ola de desempleo y por consecuencia la reducción en la demanda de bienes y servicios.

A diferencia otras crisis, esta incluye otro reto, las organizaciones debemos continuar “con la operación normal” día con día dentro de un entorno de total anormalidad, con una globalización comercial fracturada, cadenas de suministro interrumpidas y sectores no esenciales paralizados, incrementando el estrés, la ansiedad y poniendo a prueba nuestras habilidades de liderazgo para: comunicar, coordinar y dirigir a nuestros equipos desde la distancia con el uso de herramientas digitales.

La labor de los profesionistas de finanzas: CFO’s (Directores de Finanzas o Chief Financial Officers, por sus siglas en inglés) Contadores, Tesoreros y otros especialistas de las diferentes áreas que forman este departamento; trabajan arduamente en realizar sus proyecciones de flujo de efectivo de muy corto plazo para hacer frente a sus obligaciones y los respectivos ajustes al presupuesto anual y aquellas organizaciones más maduras incluso cambios respectivos al plan de negocios de 5 años. Aquellas empresas que tienen obligación de reportar información al público inversionista y que son monitoreadas por las agencias calificadores se les requiere hacer proyecciones de largo plazo y habrá aquellas que opten por la creación de un Presupuesto Base Cero.

Dentro de las actividades críticas para construir los modelos y las proyecciones antes mencionadas encontramos:


  • Determinar los cambios en las líneas de negocio.

  • Jerarquizar los productos y servicios por el nivel de participación en el margen.

  • Recabar información de necesidades de todos los departamentos: costos, mano de obra, inventarios, capacitación, mercadotecnia, comercialización, inversiones en activos, personal, cursos, etc.

  • Centralizar la información.

  • Crear los supuestos correspondientes a impactos en precios, exposición a tipos de cambio, tasas de interés, endeudamiento, cuentas incobrables, etc.

  • Modelar los ajustes en ventas, gastos de administración y todos los impactos posibles.

  • Generar diferentes escenarios: optimista, pesimista, neutro.

Las organizaciones que han apostado por la inversión en plataformas tecnológicas como: Entreprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Manager (CRM) y Treasury Management System (TMS), tienen una gran ventaja por que la información ya está centralizada, tienen datos históricos confiables que son la base para hacer simulaciones modificando algunos supuestos. Mientras que organizaciones sin plataformas, tiene como principal herramienta las plantillas de Excel y los inconvenientes que estas generan como: falta de homogeneidad en los datos, formatos diferentes, omisión de información, margen de error al generar las capturas, pérdida de información, versiones desactualizadas, etcétera.

¿Cuáles son las actividades durante una contingencia?

Las mejores prácticas internacionales sugieren que las organizaciones tengan un Protocolo para Contingencias, que en términos generales contesta a las preguntas siguientes:

1. ¿Quiénes forman parte del comité de contingencia?

2. ¿Quién comunica qué, a quiénes se les informa, cómo y cuándo?

3. ¿Cuáles son los puntos de control y qué hacer cuando se estén alcanzando ciertos umbrales?

4. ¿Frecuencia con las que el comité de contingencia deberá reunirse para la revisión de los puntos de control?

En otro orden de ideas, la Tesorería debe tener un Plan de Contingencia de Liquidez muy particular para garantizar la estabilidad del negocio, dicho documento debe tener diagramado un plan de acción y comunicación para determinados eventos, en términos generales, si tu compañía no lo tiene, las actividades e incógnitas a despejar son:

1. ¿Cuál es la posición de efectivo disponible?

2. ¿Cuál es la posición de efectivo restringido, procedimiento, los requisitos para accesar a esa liquidez y tiempo necesario para ejecutar el procedimiento?

3. Proyecciones de flujo de efectivo, diario, semanal y mensual

4. Determinar el descalce entre Cuentas por Cobrar versus Cuentas por Pagar

5. Negociar con proveedores la máxima extensión de plazo para pago y con los clientes anticipar el cobro de facturas, ambos sin penalización.

6. Analizar las fuentes de financiamiento disponibles, riesgos de tipo de cambio, tasas, requisitos para disposición, plazos, Obligaciones de Hacer y No Hacer.

7. Establecer una rigurosa política de pagos para contener la liquidez.

8. Reportar todos los días la posición y los cambios en el flujo de efectivo.

9. Encender las alertas correspondientes cuando se hayan alcanzado los umbrales de liquidez establecidos en el plan.

Facilitando la Toma de Decisiones desde la Tesorería

El área de Tesorería, a través de los años ha dado un giro en sus funciones, pasando de un área de servicio meramente operativa a un área estratégica con posibilidad de generar información clave para la toma de decisiones.

Con un sistema de Gestión de Tesorería o Treasury Management System (TMS por sus siglas en inglés), se pueden mitigar riesgos operativos, financieros, riesgos de contraparte, proveer de visibilidad a la posición de liquidez, provee de las herramientas necesarias para el control y mitigación de fraudes y la contribución a ciertos ahorros por eficiencia operativa en el uso de recursos, gestionar un adecuado financiamiento interno sin necesidad de recurrir a los bancos con costos adicionales, sin mencionar la simplificación de tareas y la transparencia de las transacciones para las revisiones de auditoría.

Una forma de trabajar eficientemente, desde casa o vía remota como la situación que estamos viviendo actualmente es con la centralización de funciones a través del TMS de Saccsa Software el cual además de proveer de visibilidad de la posición de liquidez, entre otras funcionalidades tiene los siguientes beneficios:

  • Identificación rápida del uso de fondos.

  • Control de los pagos, contraparte, montos, etc.

  • Concentración de recursos ágilmente de todas las empresas del grupo o Cash Pooling.

  • Control de la posición de deuda.

  • Pagos selectivos, ejecución en tiempo, notificaciones inmediatas a proveedores y usuarios internos.

  • Conciliación automática, generando certeza en las cifras de cierre de posición diaria.

  • Monitoreo de todas las empresas subsidiarias desde una plataforma unificada.

  • Actualización de los cambios en el flujo de efectivo.

  • Generación de reportes y visibilidad remota desde cualquier acceso a internet

Si tu empresa no tiene desarrollados procesos, protocolos de contingencia, plan de contingencia de liquidez, alertas y otras métricas, platiquemos y juntos podemos crear algo robusto adaptado a las necesidades de tu negocio.

Los procesos son la bases para ejecutar transacciones de manera eficiente y son la pauta a seguir para hacer revisiones periódicas afinándolos continuamente para que solo se invierta tiempo en transacciones que agreguen valor reduciendo los desperdicios y atendiendo a las necesidades de tus clientes.

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