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Ser todólogo no es efectivo, si quieres llegar lejos.


¿Qué significa institucionalizar una empresa y para qué se debería institucionalizar?


Una problemática relevante en el bosque de las pequeñas y medianas empresas se hace presente cuando se quiere crear una estrategia de largo plazo que lleve al negocio a ser una entidad sustentable y sostenida en el tiempo. En el proceso evolutivo del emprendimiento, todo surge con una idea que se lleva a la práctica muchas veces por una sola persona que ejecuta todas las tareas o un grupo reducido pero que de igual forma no hay una apropiada división del trabajo y delegación de funciones. Naturalmente el enfoque del accionista es sobre el desarrollo de la producción y las ventas, recientemente el boom de los medios digitales y la mercadotecnia (que para mi punto de vista solo es publicidad porque mercadotecnia implica otras aspecto mucho más complejos que lo que ofrecen las agencias de marketing).


Ahora que estamos atravesando por una crisis generada por la pandemia del Covid19, estamos siendo bombardeados con llevar los negocios a las redes sociales y plataformas de comercio electrónico, con lo cual estoy totalmente de acuerdo; sin embargo, no es el único problema a resolver, y de pronto veo a los empresarios preocupados únicamente por vender a través de manera electrónica, cuando la realidad es que hay que construir toda una estrategia con base en otros pilares adicionales para que la empresa sea sustentable.

La problemática de la que hablamos se presenta porque en las pequeñas y medianas empresas no hay personal que tenga el perfil profesional especializado para construir una organización que delimite responsabilidades, funciones y tareas. Tampoco hay personal capacitado para ser la cabeza de cada departamento.

Institucionalizar la empresa, no es otra cosa que crear una estructura organizacional, con líneas de reporte, delimitando qué hace quién, a quién debe rendir cuentas, cuáles son sus objetivos, su responsabilidad y que está fuera de su alcance, luego tenemos que ocuparnos de que estas células administrativas construyan una relación de equipo de manera que puedan convivir trabajando en sus objetivos individuales pero orientados hacia el objetivo común de la organización. También se conoce como gobierno corporativo.


Beneficios de Institucionalizar la Empresa


Tener una estructura organizacional sólida es un aliado de la administración y el control de la organización, ya que cada experto desde su trinchera contribuye con su opinión, estrategias, conocimientos, preocupaciones y planeas en la creación de una estrategia de negocio conjunta. Esta división permite que de forma paralela todo los gerentes o supervisores de área continúen especializándose sin descuidar otros aspectos igualmente relevantes.


Retomando el caso anterior de la publicidad y el comercio electrónico, la estrategia para salir de esta pandemia además de estas aristas tendría que incluir un plan de ahorros, control de gastos, administración de inventarios, paquetes promocionales, descuentos a ventas por mayoreo, negociar con proveedores los términos de pago, cuidar la cobranza de facturas, el control del flujo de efectivo, mitigar fraudes, crear alianzas y sinergias, y tener una ejecución operativa perfecta. Todos lo anterior, es prácticamente imposible que se pueda controlar con una sola persona al mando.


La estructura corporativa, además, brinda certidumbre a tercer cuando se trata de buscar financiamiento para el aceleramiento y expansión del negocio, pues se trata de una empresa que tiene mejores prácticas, se toman decisiones en consenso y no solo a lo que una persona quiera, hay procesos, procedimientos y controles definidos que permiten mejoras en la calidad del producto y servicio, así como la mitigación de fraudes. En general, se reduce la exposición al riesgo desde el punto de vista del inversionista.

Reduce el riesgo de sucesión y las contingencias cuando una persona tiene que ausentarse temporalmente de sus actividades ya que no se compromete que las operaciones sigan aún con este tipo de situaciones. La función de Recursos Humanos, es clave para coordinar que la cultura organizacional permeé en todos los niveles y se logre una armonía en la convivencia operativa diaria.


El reto, es quizá, que la empresa no tienen capacidad de contratar a personas de tiempo completo para hacer esta estructura; sin embargo, nuestro servicio consiste es crear esa estructura, alinearla y dar seguimiento. No es necesario estar involucrados todo el tiempo, cuando llegué el momento de que la empresa sea de un tamaño que requiera una estructura más grande y que tenga los medios para afrontar dichos gastos administrativos, se constituyen nuevas áreas.


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