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Herramientas de Gestión de Negocios

Actualizado: may 26






Un presupuesto es un plan financiero para controlar los resultados futuros, se representa numéricamente a través de una hoja de cálculo donde se plasman los objetivos y las metas del negocio; hablamos de un presupuesto maestro cuando concentra el presupuesto operativo y financiero, este plan debe tener un marco de tiempo, al menos debería ser por un año y empresas con visión de más largo plazo lo hacen hasta por 5 años.


Una vez que tienes el presupuesto, se convierte en una herramienta para monitorear los avances hacia el objetivo, identificar posibles problemas y contratiempos que contravengan con la meta y tomar acciones de manera proactiva para corregir, reorientar o buscar otras alternativas antes de que se presenten problemas; también es una herramienta de uso motivacional para que todos los integrantes de la empresa visualicen a dónde tiene que ir, dónde están parados y cuál es el avance mes con mes, dentro de algunas áreas sirve como base para evaluar a los empleados y la compensación por medio de bonos de desempeño.


Ésta herramienta si se construye adecuadamente puede ser muy poderosa porque debe reflejar el dinamismo del negocio, debemos buscar que se vaya alimentando con información lo más en tiempo real posible para que las acciones tomadas sean oportunas y efectivas, en términos generales se expresa en pesos (dólares o cualquier moneda que la empresa considere necesario) debe incorporar la actividad total de la o las empresas de forma consolidada, en el proceso de preparación se crea una base con todos los supuestos como: unidades, costo unitario, precios, horas, mano de obra, empleados, materias primas, etcétera. Estos van a ser diferentes de acuerdo con cada giro de negocio por ello es importante involucrar a un experto que provea de asesoría para su construcción, hay plantillas genéricas en el mercado; sin embargo, no son recomendables porque cada negocio tiene sus propias necesidades y particularidades operativas que se deberán adaptar en el modelo.


El primer paso para la creación del presupuesto es tener claridad de las metas estratégicas del negocio, que se traducirán en corto plazo, largo plazo y plan de operación. Dentro de estás metas se debe pensar entre otras cosas en: rentabilidad esperada, costos, utilidad, flujo de efectivo, compras, recurso humano, gastos administrativos, logística, mercadotecnia e instalaciones. Cuando el negocio ya tiene años de operación se deberá utilizar la información histórica para analizar y determinar tendencias, patrones, participación en el mercado como modelo de predicción.

En el proceso de construcción es muy relevante involucrar a todas las personas que tengan un centro de costos para que entiendan la importancia y conozcan el impacto de la efectividad de sus acciones en el logro de los resultados esperados, por ello hay que planear los canales de comunicación, determinar quienes son responsables de los centros de costos y cuál es el proceso para ejercer el presupuesto. Si bien el presupuesto es el ideal de la actividad productiva del negocio, los responsables de los centros de costos deben estar motivados y tener claridad en ser conservadores, tener un presupuesto no significa que se tiene que gastar al 100% si se pueden hacer ajustes y ahorros la empresa tenderá a ser más rentable.



Tipos de Presupuestos


Operativo

Comprende todo lo relacionado a la producción del bien o servicio hasta que llega al cliente, es decir: costo de materia prima o inventarios, unidades, capacidad instalada para producción, mano de obra directa, gastos relacionados a la administración, empleados, transporte, publicidad, estratégicas de mercadotecnia, bonos del área comercial, etc.

Financiero

Tendrá como base el análisis de los activos, pasivos, capital y la generación de efectivo a través de la cobranza recibida producto de las ventas, los pagos a proveedores excedentes o déficit de efectivo y cómo se va a financiar: deuda o aportaciones de capital e incorporar el costo del servicio de deuda en el análisis de la rentabilidad y la generación de utilidades.

Base Cero

Anteriormente, hablamos de utilizar información histórica para la creación de tendencias y patrones predictivos en el proceso de creación del plan financiero; sin embargo, en épocas de crisis es muy útil recurrir a un Presupuesto Base Cero, esto es muy simple, solo significa no considerar la información histórica y revisar cada peso que se pretende gastar, justificar su uso y la contribución en el valor agregado en los resultados futuros, sino genera valor económico no debe ejercer presupuesto. Nuevamente, el involucramiento de los responsables de los centros de costos es importante y también que tengan la motivación de hacer ahorros y eficiencias en el gasto. Este tipo de presupuesto no significa necesariamente recortar todos los gastos, por ejemplo: algunas empresas proporcionan a sus empleados agua, café, té, y otros servicios básicos cuyo costo es relativamente bajo y eliminarlos puede ser más costoso al crear un ambiente de menos colaboración, sensación de que la empresa va mal, descontento y peor aún, incentivar la rotación.



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